עסק חדש, עסק ותיק, עוברים למשרד חדש או משפצים את המשרד הישן, אם יש לכם סניפים רבים או מס' עובדים קטן, עובדים מהבית או בבמשרד? אפשר להניח שהגעתם כבר למסקנה שעליכם לבחור מערכת טלפוניה (מרכזייה) עסקית לטובת ייעול הטיפול בלקוחות, חסכון במשאבים או בחשבון הטלפון, נוחות ואף מציאת פתרונות מתקדמים יותר לניטור, פיקוח ומענה ללקוחות בכל זמן ומכל מקום.
אם עדיין העסק שלכם תלוי בקו טלפון אנלוגי של מפעיל זה או אחר, בין אם בחבילת טריפל או קו נייח כלשהו, הרי שעלות הקו המסתכמת בעשרות שקלים בחודש (לפחות), אך אינה מאפשרת קיום עסק באופן פרודוקטיבי (ללא פתיח המכבד את העסק והמתקשרים, ללא אפשרויות ניתוב לגורם הרלוונטי בעסק, ללא אפשרות לזמינות כאשר אינכם נמצאים במקום וכיו"ב), ועלות הקו הופכת למעשה לחסרון שכן הפגיעה בתזרים הלקוחות שאבוד לבלי שוב עולה הרבה יותר.
אם כן, ברור שמרכזייה היא התשובה וההתלבטות האמיתית היא איזו מרכזייה, פיסית - מקומית (בעסק) או וירטואלית בענן (כשירות מרוחק)!
אז לפני שנלאה אתכם ("נחפור") במידע מפרך, נאמר רק במילה אחת: תלוי.
תלוי בעסק שלכם, בצרכים הנוכחיים והעתידיים, בשינויים שתהיו מעוניינים להוסיף בעסק, זרימת העבודה (Work Flow) ועד כמה תרצו להיות תלויים / זמינים / בתשתית או במיקום הנוכחי שלכם, עליכם לאפיין ככל שניתן את הצרכים האמיתיים שלכם. עדיף שתיוועצו עם הגורמים בעסק ותגבשו "מסמך איפיון" של אופן העבודה הצפוי והרצוי של המערכת.
בניגוד למרכזיות אנלוגיות ומרכזיות IP ממותגות ו"נעולות" מפני שינויים והתאמות עם הזמן, נקדים ונציין כי מרכזיית IP לעסק או למשרד בכל גודל, ומכיוון שהתלות בהם לצורך קיום העסק די ברורה, הרי שהשיקול הכלכלי בטל בשישים אל מול היעילות שמרכזיית IP מודולרית ומוצלחת תביא לעסק שלכם והמתבטאת גם היא בשורת הרווח. כמו כן, מרבית המרכזיות החדשות בשוק היום מבוססות IP ואינן אנלוגיות.
1. עלויות הקמת המרכזייה - אין ספק שמרכזייה טלפונית מקומית באתר העסק תעלה יותר, לפעמים גם קיים צורך להוסיף תשתית עבור המרכזייה על מנת לאפשר עבודה יציבה יותר במהלך תקופת חייה והקטנת הסיכויים לקריסה שתביא גם ניתק כלל העסק מהעולם החיצון ואי זמינות ללקוחות פוטנציאליים או מקבלי שירותים. המשמעות היא שכאשר מדובר בעסק בתחילת דרכו, שאופיו ומיקומי הפיסי אינו סופי - עדיף לצמצם עלויות באמצעות מרכזיית IP וירטואלית (בענן). מאידך, המרכזייה תשרת את העסק שנים רבות קדימה ללא תלות (למעט עלויות תחזוקה) בגורם חיצוני.
2. עלויות תפעול המרכזייה - במקרה זה, העלות השוטפת נוטה לטובת מרכזיית IP מקומית העסק, שכן כל עוד אין צורך בשינויים כלשהם, העלות לתחזוקה נמוכה יותר. מצד שני, האחריות לכך נופלת על בעל העסק (אלא אם שילם עבור שירות ובכך מקזז את ההפרש בין האלטרנטיבות) והוא האחראי בלעדי לתפקוד המערכת כמו כל רכיב חומרה אחר.
3. שרידות / זמינות השירות - עסקים המחפשים שרידות יעדיפו תמיד לרכוש את המרכזייה כשירות - מרכזייה בענן.
4. גמישות - מרכזיית IP וירטואלית בענן מאפשרת גמישות מקסימלית בכל עסק ושינויים תכופים ללא כל צורך בהכנה תשתיות ייעודיות מראש. צריכים שלוחות נוספות? אין שום בעיה. רוצים לשנות ניתוב? להוסיף נתבים? לעדכן ? הכל זמין ובהתראה קצרה שכן אין צורך בחיבור למרכזייה בעסק באמצעות חיבור לא בטוח לאחד המחשבים / ישירות למרכזייה או המתנה לטכנאי מרכזיות שמכיר את אופן התפקוד והעסק שיגיע למקום.
אף אם מרכזיית IP סנטריקס מקומית מאפשרת חיבור שלוחות מרחוק, העניין מחייב שינויים והתאמות בתשתית והרשת על מנת לאפשר לעובדים מרחוק ולמנהל חיבור יעיל ואמין. חיבור שלוחה מרחוק מחייב ניהול הגדרות נכונות ומאידך כל שינוי חומרה / נתב / חומת אש בעסק יחייב התאמה !
נקודה נוספת: עסקים רבים עובדים באופן מבוזר, מאפשרים לעובדים לעבוד מהבית, לפעמים אפילו בעל העסק יעדיף להעביר את שעות הפקקים בעבודה מהבית, שעות שממילא כמעט בטוח שלקוחות לא מגיעים ואין משמעות להגעה מוקדת רק כדי להראות נוכחות (חסכון כספי לא קטן).
ישנם עסקים שזו מהותם - לאפשר לעובדים מרוחקים שאלמלא היכולת לעבוד מכל מקום, לא היו כלל מצטרפים לעסק, כמו גם עובדים ארעיים, עובדים שחשוב לאפשר להם לעבוד בשעות מסויימות מהבית אך תחת המטרייה העסקית (התקשרות מבחוץ לשלוחה העסקית במקום "לנדב" את הנייד של העובד לעסק (שעלול גם להתנתק מהעסק בעת שהעובד עזב את עבודתו), לאפשר הוצאה של שיחות החוצה עם המספר העסקי - והכל כמובן מנוטר ומתועד לצורך הוכחת עיסקה, שיפור השירות או תשלום לפי תוצאה.
לסיכום: הוספת תכונות / מספרים (ללא שלוחה משוייכת) / התניות / התחברות למע' אחרות וכיו"ב - לעולם יתאפשרו באופן יעיל וזול יותר במרכזייה וירטואלית. לכן, כאשר סביבת הרשת, ניוד העובדים והמשרד ומשתנים עתידיים נוספים על הפרק - תעדיפו מרכזיית IP וירטואלית (בענן).
5. מידע עסקי - המידע העסקי העובר באמצעות הטלפונים רב. המידע כולל את רישום השיחות, את התאים הקוליים של העובדים ואולי הכי חשוב (במידה והשיחות בעסק מוקלטות) - את הקלטות השיחות שהתבצעו באמצעות השלחות בעסק, בין אם משיקולי ייעול, פיקוח, רגולציה וכדומה.
ברור שמצד אין אין ספק כי עדיף שיישארו בחסות העסק, אלא שמצד שני, כאשר ישנה בעיה טכנית, השיחות כלל לא יוקלטו ואם יוקלטו יהיו חשופות למחיקה או בגיעה במסד הנתונים (וירוס, פריצה וגניבת מידע, פגיעות פיסית וקריסת מערך ההקלטות. זו הסיבה שעל בעל העסק לדאוג הן לגיבוי והן לבדיקות תקינות.
6. תחזוקה - כאשר מדובר במרכזיית IP סנטריקס מקומית, לרוב בעל העסק לא ידע על עדכוני מערכת החשובים ליציבות ותקינות אם בכלל בחוזה שירות למרכזייה שברשותו. העדכונים יבוצעו באופן יזום ומבוקר על מנת למנוע קריסת המערכת ללא התראה מוקדמת. ובכלל כל עניני האבטחה והנזקים למרכזייה יהיו באחריותו הבלעדית של בעל העסק.
7. בלאי ועדכונים - מרכזייה טלפונית מקומית מצד אחד תתבלה, תתקלקל, תושבת מסיבה זו או אחרת הנובעת מאופן פעולתה בדיוק כמו כל חומרה אחרת המחייבת היערכות כל מספר שנים. לעומתה, מרכזיית IP וירטואלית בענן הולכת ומשתבחת עם הזמן - המנוי ייזכה להיות תמיד בקדמת הטכנולוגיה, כל עדכון יחול באופן אוטומטי וכל שיפור או תוספת תהיה כבר כלולה בעלות החודשית כשך שגם השקט הנפשי והבטחון שהכל "מתקתק" שווה לא מעט...
