עסק חדש או ותיק? עוברים למשרד חדש או משפצים את המשרד הישן? סניפים רבים או מס' עובדים קטן, עובדים מהבית או בבמשרד? אפשר להניח שהגעתם כבר למסקנה שעליכם לבחור מערכת טלפוניה (מרכזייה) עסקית לטובת ייעול הטיפול בלקוחות, חסכון במשאבים או בחשבון הטלפון, נוחות ואף מציאת פתרונות מתקדמים יותר לניטור, פיקוח ומענה ללקוחות בכל זמן ומכל מקום.
אם עדיין העסק שלכם תלוי בקו טלפון אנלוגי של מפעיל זה או אחר, בין אם בחבילת טריפל או קו נייח כלשהו, הרי שעלות הקו המסתכמת בעשרות שקלים בחודש (לפחות), אך אינה מאפשרת קיום עסק באופן פרודוקטיבי (ללא פתיח המכבד את העסק והמתקשרים, ללא אפשרויות ניתוב לגורם הרלוונטי בעסק, ללא אפשרות לזמינות כאשר אינכם נמצאים במקום וכיו"ב), ועלות הקו הופכת למעשה לחסרון שכן הפגיעה בתזרים הלקוחות שאבוד לבלי שוב עולה הרבה יותר.
בניגוד למרכזיות אנלוגיות ומרכזיות IP ממותגות ו"נעולות" מפני שינויים והתאמות עם הזמן, נקדים ונציין כי מרכזיית IP לעסק או למשרד בכל גודל, ומכיוון שהתלות בהם לצורך קיום העסק די ברורה, הרי שהשיקול הכלכלי בטל בשישים אל מול היעילות שמרכזיית IP מודולרית ומוצלחת תביא לעסק שלכם והמתבטאת גם היא בשורת הרווח. כמו כן, מרבית המרכזיות החדשות בשוק היום מבוססות IP ואינן אנלוגיות.
1. עלויות הקמת המרכזייה – אין ספק שמרכזייה טלפונית מקומית באתרהעסק תעלה יותר, לפעמים גם קיים צורך להוסיף תשתית עבור המרכזייה על מנת לאפשר עבודה יציבה יותר במהלך תקופת חייה והקטנת הסיכויים לקריסה שתביא גם ניתק כלל העסק מהעולם החיצון ואי זמינות ללקוחות פוטנציאליים או מקבלי שירותים.
המשמעות היא שכאשר מדובר בעסק בתחילת דרכו, שאופיו ומיקומי הפיזי אינו סופי – עדיף לצמצם עלויות באמצעות מרכזיית IP וירטואלית (בענן). מאידך, המרכזייה תשרת את העסק שנים רבות קדימה ללא תלות (למעט עלויות תחזוקה) בגורם חיצוני
2. עלויות תפעול המרכזייה – במקרה זה, העלות השוטפת נוטה לטובת מרכזיית IP מקומית העסק, שכן כל עוד אין צורך בשינויים כלשהם, העלות לתחזוקה נמוכה יותר. מצד שני, האחריות לכך נופלת על בעל העסק (אלא אם שילם עבור שירות ובכך מקזז את ההפרש בין האלטרנטיבות) והוא האחראי בלעדי לתפקוד המערכת כמו כל רכיב חומרה אחר
3. שרידות / זמינות השירות – עסקים המחפשים שרידות יעדיפו תמיד לרכוש את המרכזייה כשירות – מרכזייה בענן.
4. גמישות – מרכזיית IP וירטואלית בענן מאפשרת גמישות מקסימלית בכל עסק ושינויים תכופים ללא כל צורך בהכנה תשתיות ייעודיות מראש. צריכים שלוחות נוספות? אין שום בעיה. רוצים לשנות ניתוב? להוסיף נתבים? לעדכן ? הכל זמין ובהתראה קצרה שכן אין צורך בחיבור למרכזייה בעסק באמצעות חיבור לא בטוח לאחד המחשבים / ישירות למרכזייה או המתנה לטכנאי מרכזיות שמכיר את אופן התפקוד והעסק שיגיע למקום.
נקודה נוספת: עסקים רבים עובדים באופן מבוזר, מאפשרים לעובדים לעבוד מהבית, לפעמים אפילו בעל העסק יעדיף להעביר את שעות הפקקים בעבודה מהבית, שעות שממילא כמעט בטוח שלקוחות לא מגיעים ואין משמעות להגעה מוקדת רק כדי להראות נוכחות (חסכון כספי לא קטן).
מרכזיה לעסק ולמשרד - שאלות נפוצות ותשובות
מתלבטים בין מרכזיה מקומית למרכזיית ענן? ריכזנו עבורכם את כל המידע המקצועי שיעזור לכם לבחור את פתרון התקשורת המושלם לעסק שלכם. בואו לקבל החלטה חכמה שתחסוך לכם זמן וכסף.
1. עלויות הקמת המרכזייה – אין ספק שמרכזייה טלפונית מקומית באתרהעסק תעלה יותר, לפעמים גם קיים צורך להוסיף תשתית עבור המרכזייה על מנת לאפשר עבודה יציבה יותר במהלך תקופת חייה והקטנת הסיכויים לקריסה שתביא גם ניתק כלל העסק מהעולם החיצון ואי זמינות ללקוחות פוטנציאליים או מקבלי שירותים.
המשמעות היא שכאשר מדובר בעסק בתחילת דרכו, שאופיו ומיקומי הפיזי אינו סופי – עדיף לצמצם עלויות באמצעות מרכזיית IP וירטואלית (בענן). מאידך, המרכזייה תשרת את העסק שנים רבות קדימה ללא תלות (למעט עלויות תחזוקה) בגורם חיצוני
2. עלויות תפעול המרכזייה – במקרה זה, העלות השוטפת נוטה לטובת מרכזיית IP מקומית העסק, שכן כל עוד אין צורך בשינויים כלשהם, העלות לתחזוקה נמוכה יותר. מצד שני, האחריות לכך נופלת על בעל העסק (אלא אם שילם עבור שירות ובכך מקזז את ההפרש בין האלטרנטיבות) והוא האחראי בלעדי לתפקוד המערכת כמו כל רכיב חומרה אחר
3. שרידות / זמינות השירות – עסקים המחפשים שרידות יעדיפו תמיד לרכוש את המרכזייה כשירות – מרכזייה בענן.
4. גמישות – מרכזיית IP וירטואלית בענן מאפשרת גמישות מקסימלית בכל עסק ושינויים תכופים ללא כל צורך בהכנה תשתיות ייעודיות מראש. צריכים שלוחות נוספות? אין שום בעיה. רוצים לשנות ניתוב? להוסיף נתבים? לעדכן ? הכל זמין ובהתראה קצרה שכן אין צורך בחיבור למרכזייה בעסק באמצעות חיבור לא בטוח לאחד המחשבים / ישירות למרכזייה או המתנה לטכנאי מרכזיות שמכיר את אופן התפקוד והעסק שיגיע למקום.
נקודה נוספת: עסקים רבים עובדים באופן מבוזר, מאפשרים לעובדים לעבוד מהבית, לפעמים אפילו בעל העסק יעדיף להעביר את שעות הפקקים בעבודה מהבית, שעות שממילא כמעט בטוח שלקוחות לא מגיעים ואין משמעות להגעה מוקדת רק כדי להראות נוכחות (חסכון כספי לא קטן).
אף אם מרכזייה טלפונית משרדית IP / מרכזיית סנטריקס מקומית מאפשרת חיבור שלוחות מרחוק, העניין מחייב שינויים וביצוע התאמות תשתית הרשת על מנת לאפשר לעובדים מרחוק ולמנהל חיבור יעיל ואמין. חיבור שלוחה מרחוק מחייב ניהול הגדרות נכונות ומאידך כל שינוי חומרה / נתב / חומת אש בעסק יחייב התאמה !
ישנם עסקים שזו מהותם – לאפשר לעובדים מרוחקים שאלמלא היכולת לעבוד מכל מקום, לא היו כלל מצטרפים לעסק, כמו גם עובדים ארעיים, עובדים שחשוב לאפשר להם לעבוד בשעות מסויימות מהבית אך תחת המטרייה העסקית (התקשרות מבחוץ לשלוחה העסקית במקום "לנדב" את הנייד של העובד לעסק (שעלול גם להתנתק מהעסק בעת שהעובד עזב את עבודתו), לאפשר הוצאה של שיחות החוצה עם המספר העסקי – והכל כמובן מנוטר ומתועד לצורך הוכחת עיסקה, שיפור השירות או תשלום לפי תוצאה.
5. מידע עסקי – המידע העסקי העובר באמצעות הטלפונים רב. המידע כולל את רישום השיחות, את התאים הקוליים של העובדים ואולי הכי חשוב (במידה והשיחות בעסק מוקלטות) – את הקלטות השיחות שהתבצעו באמצעות השלחות בעסק, בין אם משיקולי ייעול, פיקוח, רגולציה וכדומה.
ברור שמצד אין אין ספק כי עדיף שיישארו בחסות העסק, אלא שמצד שני, כאשר ישנה בעיה טכנית, השיחות כלל לא יוקלטו ואם יוקלטו יהיו חשופות למחיקה או בגיעה במסד הנתונים (וירוס, פריצה וגניבת מידע, פגיעות פיסית וקריסת מערך ההקלטות. זו הסיבה שעל בעל העסק לדאוג הן לגיבוי והן לבדיקות תקינות.
6. תחזוקה – כאשר מדובר במרכזיית IP סנטריקס מקומית, לרוב בעל העסק לא ידע על עדכוני מערכת החשובים ליציבות ותקינות אם בכלל בחוזה שירות למרכזייה שברשותו. העדכונים יבוצעו באופן יזום ומבוקר על מנת למנוע קריסת המערכת ללא התראה מוקדמת. ובכלל כל עניני האבטחה והנזקים למרכזייה יהיו באחריותו הבלעדית של בעל העסק.
7. בלאי ועדכונים – מרכזייה טלפונית מקומית מצד אחד תתבלה, תתקלקל, תושבת מסיבה זו או אחרת הנובעת מאופן פעולתה בדיוק כמו כל חומרה אחרת המחייבת היערכות כל מספר שנים. לעומתה, מרכזיית IP וירטואלית בענן הולכת ומשתבחת עם הזמן – המנוי ייזכה להיות תמיד בקדמת הטכנולוגיה, כל עדכון יחול באופן אוטומטי וכל שיפור או תוספת תהיה כבר כלולה בעלות החודשית כשך שגם השקט הנפשי והבטחון שהכל "מתקתק" שווה לא מעט…
לסיכום: הוספת תכונות / מספרים (ללא שלוחה משוייכת) / התניות / התחברות למע' אחרות וכיו"ב – לעולם יתאפשרו באופן יעיל וזול יותר במרכזייה וירטואלית. לכן, כאשר סביבת הרשת, ניוד העובדים והמשרד ומשתנים עתידיים נוספים על הפרק – תעדיפו מרכזיית IP וירטואלית (בענן).
טבלת השוואה מפורטת: מרכזייה מקומית מול מרכזייה וירטואלית בענן
| פרמטר השוואה | פתרון מקומי (On-Premise PBX) | פתרון ענן (Cloud-Based PBX) | יתרון |
|---|---|---|---|
| השקעה התחלתית | ₪25,000-₪120,000+ | ₪0-₪8,000 |  ענן |
| תשלום שוטף | מינימלי לאחר הקמה | ₪60-₪180 לתחנה | משתנה |
| תקופת יישום | 3-10 שבועות | 24-72 שעות | ענן |
| דרישות תשתית | ציוד יעודי, חיווט מקצועי | חיבור רשת בלבד | ענן |
| אחזקה יומיומית | על כתפי הארגון | נכללת בשירות | ענן |
| הגנה ושכפול מידע | באחריות הלקוח | מובנה ואוטומטי | ענן |
| שדרוגי תוכנה | דורש התערבות ידנית | מתבצע מרחוק אוטומטית | ענן |
| הרחבת קיבולת | מצריך חומרה חדשה | מיידי דרך ממשק | ענן |
| תמיכה בעבודה מרוחקת | דורש תצורה מורכבת | יישום פשוט | ענן |
| העתקת מיקום | פירוק והרכבה מחדש | ללא צורך בשינוי | ענן |
| תקשורת בין-אתרית | לפי תעריפי ספק | ללא עלות נוספת | ענן |
| ריבונות על נתונים | שליטה ישירה | דרך נותן שירות | מקומי |
| רמת תלות בגורמים חיצוניים | נמוכה יחסית | גבוהה יותר | מקומי |
| מחזור תשתיתי | החלפה כל 6-9 שנים | אינסופי | ענן |